La importancia de las políticas de retención de datos
A medida que crece la cantidad de datos organizacionales en todo el mundo, se vuelve cada vez más importante para las empresas desarrollar políticas integrales de retención de datos o planes estratégicos. El impacto creciente de las nuevas leyes de cumplimiento y privacidad de datos, junto con la importancia de medidas sólidas de seguridad de datos, hace que tener una estrategia integral de retención de datos sea menos un deseo y más una necesidad en este momento.
Para garantizar que los datos almacenados sean seguros, accesibles y retenidos por no más de lo necesario, las organizaciones deben implementar políticas integrales de retención de datos que cubran los matices específicos de su industria particular y caso de uso comercial.
¿Qué es la retención de datos?
La retención de datos es la conservación y el uso de datos durante un período predefinido, denominado período de retención de datos, para satisfacer los requisitos comerciales, técnicos y legales. La retención de datos garantiza que los datos se puedan recuperar fácilmente en el caso de un desastre o circunstancia imprevista que provoque la pérdida de datos. Un enfoque práctico para la retención de datos debe tener en cuenta no solo el estado inicial de los datos, sino también sus valores y responsabilidades variables a lo largo del tiempo.
Su enfoque de retención de datos debe tener en cuenta sus necesidades a largo plazo y sus casos de uso, lo que le ayudará a determinar cuándo y cómo almacenar datos durante los períodos de retención de datos. También es importante trazar un mapa de sus requisitos específicos de retención de datos.
¿Qué es una política de retención de datos?
Una política de retención de datos es una política o un curso de acción principal que garantiza que las organizaciones almacenen y eliminen los datos utilizando un enfoque coherente. La política especifica cuánto tiempo se deben conservar los diferentes tipos de datos, así como sus ubicaciones y formatos de almacenamiento.
La política de retención de datos es el primer paso que las organizaciones deben tomar para proteger sus datos y evitar sanciones financieras, civiles y penales que a menudo acompañan a las malas prácticas de gestión de datos.
Beneficios de una política de retención de datos
Las políticas de retención de datos son increíblemente importantes para que las empresas mantengan el cumplimiento normativo, pero las consideraciones legales no son las únicas razones para desarrollar e implementar prácticas sólidas de retención de datos. Conozca algunos de los principales beneficios de tener una política de retención de datos a continuación:
- Cumplimiento:
Una política de retención de datos ayuda a las empresas a mantener el cumplimiento normativo con las leyes nuevas y en evolución relacionadas con la privacidad de datos de empleados y consumidore
- Costo más bajo
Los datos suelen ser costosos de almacenar, especialmente si almacena grandes cantidades durante más tiempo del necesario. Una política de retención de datos puede ayudarlo a determinar la necesidad y la viabilidad de almacenar diferentes conjuntos de datos al responder si se deben retener los datos.
- Datos más limpios y accesibles
La eliminación de datos es una parte clave de las políticas de retención de datos, ya que los registros desactualizados o duplicados pueden causar problemas de gestión y calidad de datos mayores.
- Mejor recuperación ante desastres
A medida que el panorama de la tecnología de la información continúa evolucionando, el panorama de las ciberamenazas se vuelve no solo más complejo sino también más peligroso.
- Almacenamiento de registros consolidados
El paso de la retención y el almacenamiento de registros en papel al almacenamiento digital tiene a muchas empresas luchando por ajustar y administrar un entorno de almacenamiento híbrido.
Fuente de Informacíón:
Collins Ayuya (2023, Enero), The importance of data retention policies, TechRepublic. https://www.techrepublic.com/article/the-importance-of-data-retention-policies/